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CCSS conoce lo invertido en la pandemia en cada proceso de compra

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Dicho repositorio digital cumple con las características de datos abiertos, al considerarse accesible, por no presentar ninguna restricción para su visualización y descarga. Lo anterior, ya que se encuentra publicado en formato CSV5 y XLSX por lo que permite un procesamiento semiautomático. El mismo lleva el control de las compras realizadas por covid, procedimiento, monto adjudicado, contratista, entre otros que permiten claramente identificar la vinculación entre la necesidad y el gasto público

San José, 9 jun (Elpaís.cr).- La Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), ha definido controles en el uso de la reserva de contingencia para financiar las necesidades de recursos adicionales en la atención de la emergencia por covid-19, en apego al marco normativo y legal, señalan autoridades gerenciales.

El informe publicado por la Contraloría General de la República responde al análisis de una muestra de 58 expedientes de contrataciones excepcionales tramitados al 31 de mayo 2020, por las diferentes unidades de compra institucionales, tanto del nivel central como del nivel local.

El gerente financiero, licenciado Gustavo Picado, explicó que “desde agosto del año anterior funcionarios de la Gerencia Financiera- Dirección de Presupuesto han realizado diversas sesiones de trabajo con la Contraloría General de la República, como parte del estudio de auditoría de carácter especial iniciado por este órgano de las contrataciones efectuadas por la CCSS ante la emergencia sanitaria por la covid-19″. 

Añadió que la Institución definió un conjunto de acciones de mejora para fortalecer el proceso de asignación, control, seguimiento y uso de la información relacionada al Fondo de Contingencias, las cuales fueron conocidas por el Ente Contralor.

En estos 15 meses de pandemia estos fondos se han utilizado en la habilitación y ampliación de los servicios, contratación de personal, adquisición de pruebas diagnósticas, equipos de protección e insumos médicos, compra de equipos médicos, entre otros, explica el licenciado Gustavo Picado, gerente financiero.

Picado señala que la CCSS ha jugado un papel fundamental en la atención de la emergencia sanitaria y para ello ha utilizado todos los recursos disponibles para garantizar la atención a las personas que lo han requerido, para lo cual el uso de la Reserva de Contingencias ha sido vital.

Cada solicitud planteada en la pandemia para acceder a estos recursos requiere de un análisis y aval del Centro de Atención de Emergencias y Desastres (CAED), el cual se rige bajo los lineamientos establecidos en el Manual de Procedimiento para la gestión de la Reserva de Contingencia del Seguro de Salud y demás normativa relacionada con la gestión financiera como el Instructivo de Variaciones Presupuestarias y las Normas Técnicas Específicas Plan-Presupuesto.

El gerente financiero enfatizó que la CCSS ha venido realizando acciones de mejora continua al proceso de asignación, control y seguimiento de la información relacionada al Fondo de Contingencias, con los cuales se dispone de datos relevantes y oportunos para la toma de decisiones y se atienden las observaciones planteadas por la Contraloría General.

Por su parte del gerente de logística a.i, doctor Esteban Vega de la O, indicó que el informe preliminar de la CGR fue un insumo importante para orientar acciones a fortalecer el proceso de contratación administrativa, mismas que son coincidentes con iniciativas estratégicas que ha venido impulsando la Gerencia de Logística, como es la implementación del SICOP en las 160 unidades de compra a lo largo de toda la red institucional.

Mejoras en procesos de compra de insumos y otros 

La Gerencia de Logística desarrolló un nuevo procedimiento de Compras excepcionales urgentes o imprevisibles en la CCSS, en el cual se definen cada una de las justificantes para su aplicación, las plantillas estandarizadas de control, “todo ello con el fin de administrar los riesgos asociados, asegurar el cumplimiento de la normativa que regula este componente, así como definir roles y responsabilidades de los funcionarios, todo dentro de un ambiente de control” explicó Vega de la O.

Detalló que “el procedimiento estándar para aplicación institucional, se sustenta en un robusto sistema de control interno que debe caracterizar a la Administración activa, siendo necesaria la administración de los riesgos específicamente los identificados en el catálogo institucional de riesgos, como serían:  no aplicación de la normativa, inadecuada gestión de la planificación, OP-08: desabastecimiento de medicamentos, insumos, materiales, entre otros, por lo que el procedimiento en cuestión busca tener clara definición de las actividades a realizar, así como la definición de los roles y responsabilidades.”

En este mismo sentido, la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) fue proactiva en el uso de las tecnologías de información para los procesos de compras instruccionales, y así lo señaló la Controlaría General de la República en su informe Publicidad de las compras covid-19: proceso, contenido y formato de la información para el fortalecimiento de la transparencia.

Vega de la O indicó que desde el inicio de la Pandemia se creó un repositorio de datos en la página web de la institución como un mecanismo virtual para brindar al público información sobre estos aspectos que son de relevancia e interés público, de una forma específica, sencilla y visualmente amigable a la persona usuaria, alimentada por cada uno de los centros de salud, donde se hacía una descripción resumida del bien adquirido.  

“Se reaccionó con celeridad de la gestión de la CCSS para disponer de este tipo de información a la ciudadanía por medio de la creación de documentos formales para orientar el actuar de las personas usuarias que tienen acceso a la plataforma en el primer mes de la pandemia” aseveró el gerente de logística.

Dicho repositorio digital cumple con las características de datos abiertos, al considerarse accesible, por no presentar ninguna restricción para su visualización y descarga. Lo anterior, ya que se encuentra publicado en formato CSV5 y XLSX por lo que permite un procesamiento semiautomático. El mismo lleva el control de las compras realizadas por covid, procedimiento, monto adjudicado, contratista, entre otros que permiten claramente identificar la vinculación entre la necesidad y el gasto público.

En cuanto a la implementación del Sistema de Compras Públicas, SICOP, se capacitó a los cerca de 4000 funcionarios en un proceso que inició en agosto 2020 y que está finalizado en el 100%.  De igual forma la totalidad de las 160 unidades de compra institucionales están acreditadas para el uso del SICOP, “lo cual viene a fortalecer los procesos de trazabilidad y transparencia, así como la homologación de los cerca de 32.000 códigos institucionales que están debidamente homologados al catálogo de naciones unidos de SICOP.  Al 28 de mayo se han tramitado en SICOP 1050 procedimientos de compra.

El doctor Vega de la O manifestó que, en materia de contratación administrativa, la regla es que se contrate mediante alguno de los procedimientos ordinarios, principio derivado del artículo 182 de la Constitución Política.

Añade el gerente que la licitación es la regla que impulsó el constituyente en materia de compras públicas, sin embargo, “la Ley de Contratación Administrativa admite una serie de excepciones, en las cuales la satisfacción del interés general no se puede resolver efectivamente  mediante la promoción de un procedimiento ordinario o de escasa cuantía, por lo que se faculta a la Administración para recurrir a la contratación directa excepcional urgente e imprevisible, posibilidad que es materia privativa de la ley, para cuyo caso la Administración ha venido trabajando en un procedimiento robusto, jurídicamente fundamentado con roles y responsables”.

Controles financieros

Don Gustavo Picado destacó que durante toda la emergencia sanitaria la asignación de recursos del Fondo de Contingencia ha sido recopilada a través de una aplicación desarrollada por la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicaciones (DTIC). 

Se trata de la herramienta “Dashboard”, que permite un monitoreo continuo de las diversas erogaciones efectuadas por las unidades ejecutoras, clasificadas por subpartidas presupuestarias y montos que se han asignado para la atención de la pandemia, así mismo, funciona como una instrumento de control que permite determinar si los recursos que mantiene el fondo son suficientes o se requiere de un refuerzo económico adicional a través de alguna variación presupuestaria,  explica don Gustavo Picado.

En una segunda etapa se elaboró el “Dashboard financiero” como parte “de las mejoras progresivas de los instrumentos disponibles para el registro de los movimientos asociados al Fondo de Contingencias” afirmó el gerente, la cual fue puesta a disposición de las Gerencias y Direcciones de Red integradas de Servicios de Salud.

Esta aplicación permitirá contar con datos más oportunos sobre la ejecución de los recursos. Se espera en esta etapa generar “información suficiente para comprender la gestión del Fondo de Contingencia de forma integral, por cuanto la herramienta permitirá obtener información trazable sobre la asignación y ejecución de los recursos dispuestos por las unidades ejecutoras, según subpartida presupuestaria y con enlace a la información de los expedientes de compra” comentó Picado.

Otro paso dado es la conformación de un equipo de trabajo intergerencial para la actualización del Manual de Procedimiento para la gestión de la Reserva de Contingencial, en el cual se fortalecen los aspectos relacionados con los roles de las dependencias que participan en el proceso de asignación, el control y rendición de cuentas oportuno sobre el uso de los recursos y la responsabilidad de los gestores.  Ya se tiene una propuesta de documento que está en proceso de revisión y pronto será comunicada a los gestores institucionales.

De igual manera, con la coordinación de la Dirección Actuarial y de Planificación Económica, se actualizó la metodología de cálculo y determinación del monto de fondo de contingencia, que permita a la Institución disponer de recursos necesarios para atender emergencias como la actual.

Picado también mencionó el interés institucional en fortalecer las actividades de transparencia, para lo cual mensualmente se publica en la página web de la Institución un documento con información relevante del fondo de contingencias, en donde el público en general puede conocer de los recursos asignados, las subpartidas presupuestarias, los principales servicios y materiales financiados con el Fondo de Contingencias, entre otros aspectos.